EVITARE GLI EFFETTI NEGATIVI DEL MULTITASKING

IMPARA A GESTIRE MEGLIO LE TUE ATTIVITA’ E IL TUO TEMPO E EVITARE LE DISTRAZIONI CHE INTERROMPONO IL FLUSSO DELLE TUE PRESTAZIONI

Ti capita di tornare a casa dal lavoro e pensare di non aver fatto a sufficienza?

Ti trovi a dover includere più attività in un’agenda già fitta di impegni per poter fare dei progressi professionali o per stupire il tuo capo, un tuo collega o un tuo cliente o per non deludere le aspettative di qualcuno?

In chiave diversa, ti sembra di dedicare poco tempo alla tua famiglia, alla cura della tua salute, ai tuoi progetti personali perché sempre indaffarato?

Sempre più spesso ci troviamo a dover gestire mille cose tutte insieme, ma il fenomeno del multitasking può essere utile nella misura in cui sappiamo come sfruttarne certe potenzialità e limitarne certi effetti negativi collaterali.

Partiamo da una definizione di multitasking: il termine deriva dall’ambito informatico e definisce la capacità di un sistema operativo di eseguire simultaneamente più operazioni. Traslato nella vita reale, esso fa riferimento all’esecuzione di più compiti, spesso non correlati, contemporaneamente.

RISORSE ATTENTIVE

Partiamo da una premessa: la mente ha potenzialità infinite. Inoltre, grazie alle neuroscienze, oggi sappiamo che il cervello è plastico, ovvero, ha la capacità di rigenerarsi continuamente. Questo significa che la nostra mente, cioè, l’insieme delle nostre attività cognitive, è in grado di elaborare informazioni di ogni tipo e di eseguire illimitate azioni per tutto il corso della nostra vita.

A parte certe patologie, il cervello di per sé non invecchia ed è in grado di rinnovarsi, adattarsi, riorganizzare le proprie strutture ed elaborare dati fino alla nostra morte.

Occorre considerare però un fattore importate: è vero che il cervello ha capacità illimitate, tuttavia, ciò non significa che possa occuparsi di più e più attività in contemporanea, garantendo un alto grado di prestazione in ogni azione.

Questo è dovuto al fatto che le nostre risorse attentive sono limitate, per cui il cervello non può rivolgere la stessa attenzione e soprattutto la stessa energia a più attività simultaneamente. Ecco perché questo porta all’esaurimento delle proprie energie, a continue disattenzioni e distrazioni, e, alla lunga, a scarsa lucidità e ad altissimi livelli di stress fino al punto di trasformarsi in stress cronico.

Purtroppo viviamo in un mondo frenetico dove siamo spesso costretti ad occuparci di più attività allo stesso tempo, per cui la domanda è:

è davvero possibile evitare gli effetti negativi del multitasking?

Sì, si può.

Vorrei fare una precisazione: il multitasking, se utilizzato con certi criteri, può anche avere dei risvolti positivi, purché sappiamo come gestire il nostro tempo e come creare delle connessioni tra i compiti stessi.

Ecco cosa possiamo fare:

1. ACCOSTA PIU’ ATTIVITA’ SIMILI

Un metodo per evitare gli effetti stressanti del dover svolgere più attività contemporaneamente è quello di dividere queste attività in gruppi o categorie, in questo modo non solo ti sembrerà che gli impegni siano di meno, ma ti consentirà anche di ottimizzare il tempo a disposizione.

Un criterio di associazione potrebbe essere quello della somiglianza dei risultati o degli ambienti: preparare delle mail per dei clienti, fare degli ordini e organizzare una riunione con il capo. Anziché svolgere queste attività di planning in orari diversi della giornata, spezzandola di fatto, si potrebbe metterle in sequenza a inizio o a fine giornata.

Nella vita quotidiana potrebbe essere: far partire la lavatrice, andare a correre, tornare, lavarsi e stendere i panni. O, ancora, una passeggiata si può abbinare a un salto in cartoleria o al supermercato per fare una piccola spesa.

Gli esempi possono essere infinti. Il punto importante è quello di imparare a gestire il proprio tempo e a sfruttare anche i cosiddetti “momenti morti”; anzi, sono proprio quei momenti in cui possiamo fare tante cose utili: una chiamata, leggere, sistemare un guasto, dedicarsi a una passione, etc.

2. EVITA CHE LE DISTRAZIONI INTERROMPANO IL FLUSSO DELLE TUE ATTIVITA’

Quante volte durante la giornata ti fermi e controlli il tuo telefonino e ti perdi magari scorrendo la tua pagina Facebook o il tuo account su Instagram? o a leggere i giornali, o il meteo online?

Non dico che questo sia sbagliato. Ognuno ha i suoi interessi ed esigenze. Non è funzionale nella misura in cui dedichiamo troppo tempo a queste attività oppure se lo facciamo continuamente. Il fatto è che, nella maggior parte dei casi, lo facciamo per noia o perché sono diventate azioni istintive, si sono insinuate nella nostra routine e sono diventate delle abitudini così radicate che, spesso, non ce ne rendiamo nemmeno conto.

Quante persone si lamentano di non poter portare a termine tutti i loro impegni quotidiani, salvo poi scoprire, a un’attenta analisi, che sprecano un’ora o più ore su attività improduttive?

Prova a ragionare su tutte quelle azioni che potresti limitare durante la giornata, aumentando il tuo tempo a disposizione da dedicare ad altre attività produttive.

3. IMPARA A DIRE DI NO

Anche se potrebbe sembrare un’azione naturale, dire di no non è così semplice per tutti: a volte perché si desidera fare una bella figura davanti al capo, o perché si preferisce evitare l’insorgere di qualche conflitto in famiglia, o, ancora, perché si crede che essere sempre accondiscendenti renda la vita più facile, comunque, dire di no non è così automatico.

Imparare a dire di no a certe cose quando contrarie ai nostri valori o perché in quel momento non abbiamo il tempo per poterle fare, e quindi non per arroganza o cattiveria, è un modo sincero per rapportarci agli altri ed è anche corretto nei nostri confronti. Dire di no quando serve è utile per evitare di ritrovarci l’ennesima volta a dover svolgere due o tre compiti contemporaneamente ottenendo gli effetti negativi descritti sopra.

Prendi in considerazione questi suggerimenti e vedrai come riuscirai a snellire la tua agenda, ad essere più focalizzato e produttivo e a trovare più tempo da dedicare ad altre attività importanti della tua vita, evitando sovraffaticamento, stress e scarse prestazioni.

Giovanni Porreca